Предстои ви организиране на корпоративно бизнес събитие. Запазили сте място и дата за провеждането му и вече сте спокойни, че най-важните задачи от подготовката са изпълнени. Истината е, че трудната част тепърва предстои.
Както знаете, всяко събитие оказва влияние върху цялостното впечатлението на вашите клиенти и партньори. За да привлечете тяхното внимание, вие трябва да вложите усилия в създаването на атрактивни концепции и активности. За тази цел се нуждаете от добре креативни идеи и разработен план, който да включва всички компоненти на събитието. Планът ще маркира основните дейности и задачи, срокове, подизпълнители. При подготовката на едно събитие дори най-малките детайли са от изключително значение. Необходима е отлична преценка на организаторите при избора на покани, рекламни материали, платформа за регистрация, локация, декорацията и дори при облеклото на водещия, презентаторите и хостесите.
Нека не губим повече време, а да очертаем основните точки, по които трябва да се ръководите при изготвяне на план за провеждане на събитие.
Създайте визия, която да следвате
Събитията се превръщат в задължителен елемент от портфолиото на всяка компания, която цели да предаде по най-точния и ефективен начин посланията на своя бранд към целевата аудиторията. За целите на мероприятието се създава предварителен план, който за улеснение може да бъде разписан в текстов документ или прегледно подреден в една или няколко електронни таблици. Често планът търпи промени в хода на подготовката. По тази причина е задължително е да бъде споделен със всички участници в организацията на събитието – от хората, които взимат решения в компанията, до всички тесни специалисти и подизпълнители. Така всички участващи ще бъдат наясно със своите задължения. При организирането на специални събития са необходими и регулярните срещи, на които се събира екипът и се дискутира статусът на задачите и напредъкът по организацията. Задължително се поставят и срокове за изпълнение.
Събитията са комуникационен инструмент, изискващ голям ресурс и инвестиции във време и парични средства. Всички планирани дейности за тяхното провеждане се ръководят от предварително изготвен бюджет. Независимо от мащаба на мероприятието основната посока на действие е в реализиране на ефектно и запомнящо се събитие с използването на оптимален бюджет. Разбира се, редица случаи от практиката показват, че паричните разходи могат неочаквано да нарастнат, така че ви съветваме да предвидите бюджет и за непредвидени ситуации.
Определете целите на събитието
Организирането на събитие е чудесен маркетингов похват за подпомагането и постигането на определени бизнес цели. Помислете кои са основните причините за реализирането на вашето корпоративно събитие. Желаете да повишите информираността за бранда или да изградите партньорства с други компании в бранша? Или организирате събитие, за да представите нови гама продукти или нови услуги. Често пъти целите на едно бизнес събитие са микс от гореизброените.
Помислете и върху значимостта на фактора продажба. Всяко събитие изисква отделяне на сериозен бюджет, така че планирайте внимателно, за да получите положителна възвръщаемост на инвестицията. Съпоставете броя на целите с бюджета. Създайте уникално впечатление у клиента, което ще ви гарантира бъдещи финансови постъпления и успешни контакти. В зависимост от значимостта на събитието, помислете за медийно отразяване и съответно в кои медии е подходящо да получите покритие.
Помислете за таргет аудиторията
Преди да планирате комуникационните канали, които ще използвате за представяне на вашето бизнес събитие, определете целевата група. За улеснение ви предлагаме следния подход. Съставете профили на основните си клиенти и партньори. След това помислете кого желаете да привлечете към вашето събитие. Отговорите на следните въпроси са ключови при дефиниране на публиката:
- Към кого е отправено посланието, което ще се предаде по време на събитието?
- Какви са целите на корпоративното събитие?
- Какъв ще е форматът и съдържанието на събитието и как ще бъдат поднесени темите?
Много важно за един бизнес е да познава добре целевата група, било то, за да я покани на събитие или за да създаде нов продукт. Печеливша тактика е изготвянето на анализ на текущите клиенти – от кого се използват конкретните продукти и услуги, които бизнесът предлага. Това би било отлична база за дефиниране на целевата аудитория.
Синтезирайте необходимата информация и поканете аудиторията
Една от първите стъпки за успешно събитие е отправянето на покана към гостите. В зависимост от стила и типа на събитието тя може да бъде електрона или такава, която ще изпращате на адрес. При всички случаи задължително е да отделите време за подбор на цялата необходима информация за предстоящото събитие – дата, място на провеждане, регистрация, програма, лектори. Задължително оставете контакти за обратна връзка чрез имейл или телефон. Ако събитието, което организирате, е по-мащабно – създайте уебсайт няколко месеца по-рано.
Няколко важни детайла, които обикновено пропускаме
Обърнете внимание на дизайна. Създайте ефектен и ангажиращ дизайн, работещ в полза на поставената цел. Брандирането на всички визуални елементи е съществен елемент при подготовката на всяка бизнес среща, семинар, конгрес или мащабно събитие. Не забравяйте да отделите средства за подаръци на вашите гости. Заложете на практични и компактни предмети, особено за онези гости, които след събитието ще пътуват.
Непосредствено преди откриването, помолете техник да провери озвучението и осветлението в залата. Основен проблем е заглъхването на микрофоните или неприятния шум, който може да смути както говорителя, така и публиката. Закъсненията и промените също са очакван елемент от всяко събитие. Уверете се, че персоналът е инструктиран и няма да настъпи паника или дезориентация по време на бизнес изявата ви.
Задължително проверете за паркинг в близост до локацията на вашето корпоративно събитие, понеже голяма част от присъстващите ще пристигнат с личен автомобил. Отделете няколко часа за последни приготовления преди началото на събитието, защото някои участници пристигат преди обявения начален час. Никак не е приятно, когато гостите ви наблюдават как монтирате осветлението на сцената или поставяте декорацията.
След приключване на събитието направете оценка на цялостната организация, изразходван бюджет и постигнати резултати. Изводите ще ви помогнат при подготовка на всяко следващо събитие.
Моментът на вашето бизнес мероприятие наближава, но все още изпитвате затруднения с изготвянето на план или ви липсват креативни идеи. Ние идваме на помощ. Потърсете екип от професионалисти, изберете Smarkethink. За да гарантираме успеха на вашето събитие и постигането на това, което желаете, задължително си поставяме измерими цели и работим усърдно за вашите успехи. В продължение на години трупаме опит в сферата на събитийния мениджмънт. Уверете се сами като разгледате част от успешните ни проекти тук.
